Loi sur les archives - Québec

La Loi sur les archives (chapitre A-21.1) est entrée en vigueur au Québec en 1983. Elle a depuis fait l’objet de plusieurs modifications liées notamment à l’entrée en vigueur du Code civil du Québec (1994), l’adoption de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (2001), et la fusion des Archives nationales du Québec avec la Bibliothèque nationale du Québec (2006). La Loi sur les archives est actuellement en cours de révision.

Objet de la loi

La Loi sur les archives définit les obligations des divers organismes publics du Québec en matière de gestion et de conservation de leurs documents (actifs, semi-actifs et inactifs). Elle définit aussi les obligations de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) dans ses relations avec les organismes publics ainsi qu’avec les services d’archives privées. Les organismes publics assujettis à cette loi sont regroupés en plusieurs catégories définies dans l’annexe, selon les obligations qu’ils doivent remplir d’après les termes de la loi.

Obligations des organismes publics

Le gouvernement du Québec, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères et organismes gouvernementaux cités à l’annexe de la loi ont l’obligation de mettre en œuvre la politique de gestion des documents actifs et semi-actifs établie par BAnQ, telle qu’elle a été approuvée par le gouvernement (Chapitre II, section I-4). Les organismes gouvernementaux précités ainsi que les tribunaux, les coroners et les commissaires-enquêteurs ont aussi l’obligation de verser à BAnQ les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente.

Les communautés métropolitaines de Montréal et Québec, les municipalités, les sociétés de transport en commun, les commissions scolaires, les établissements publics et privés conventionnés des services de santé et des services sociaux doivent adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs et ont l’obligation d’assumer la gestion de leurs documents inactifs (Chapitre II, section I-6, section II-15).

Tout organisme public est de plus tenu par la loi d’ « établir et de tenir à jour un calendrier de conservation précisant les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés » (Chapitre II, section I-7). En outre, les organismes publics visés aux paragraphes 1, 3 et 4 à 7 de l'annexe doivent soumettre leur calendrier de conservation ainsi que ses modifications à l’approbation de BAnQ, tandis que ceux visés au paragraphe 2 doivent seulement transmettre une copie de leur calendrier de conservation à BAnQ à titre d’information (Chapitre II, section I-8). Enfin, la loi protège les documents actifs, semi-actifs et inactifs de tous les organismes publics en en interdisant l’aliénation, l’altération et l’élimination en dehors des politiques de gestion documentaires établies. Chacun d’eux a donc l’obligation de préserver l’intégrité des documents dont il assure la gestion (Chapitre II, section I-13 et I-18, Chapitre IV, section II-34).

Rôle de BAnQ

Selon la Loi sur les archives, BAnQ a d’importantes obligations vis-à-vis des organismes publics. Elle a pour principal mandat d’établir et de proposer les politiques de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs des différents organismes publics, puis de coordonner leur mise en œuvre après approbation du gouvernement, d’en surveiller l’application et d’apporter soutien et conseils (Chapitre II, section I-4, 5 et section II-14). BAnQ est en outre responsable de l’agrément des services d’archives privées (Chapitre III), et de l’attribution d’une aide financière et/ou technique aux services d’archives privées agréés (Chapitre IV, section I-30.1).

Règlements

L’article 37 (Section II – Réglementation) octroie au gouvernement le droit de déterminer par règlement les normes et conditions de gestion des archives des organismes publics, le contenu, la forme et les modalités de transmission du calendrier de conservation, les catégories de personnes ou d'organismes qui peuvent demander un agrément de service d'archives privées, les conditions d'admissibilité à l'agrément, la forme et la teneur des documents qui doivent être transmis lors d'une demande d'agrément ainsi que la période de validité et les modalités de maintien et de renouvellement de l'agrément. Deux règlements ont été adoptés pour préciser les modalités d’application de la Loi sur les archives :

• Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques,
• Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées.

Bibliographie complémentaire

BAnQ, Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec, [En ligne], http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_reglements_politiques/lois_reglements/loiactifs/loiactifs.html, 1985, (page consultée le 4 avril 2014).

BAnQ, Politique administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec, [En ligne], http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_reglements_politiques/lois_reglements/loisemiactifs/loisemiactifs.html, 1988, (page consultée le 4 avril 2014).

BAnQ, Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_reglements_politiques/lois_reglements/loiinactifs/loiinactifs.html, 1991, (page consultée le 4 avril 2014).

Gouvernement du Québec, Loi sur les archives, [En ligne], http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=//A_21_1/A21_1.htm, (page consultée le 1er avril 2014).

Gouvernement du Québec, Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques, [En ligne], http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=3&file=/A_21_1/A21_1R2.HTM, (page consultée le 4 avril 2014).

Gouvernement du Québec, Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées, [En ligne], http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=3&file=/A_21_1/A21_1R1.HTM, (page consultée le 4 avril 2014).